A primeira reunião do comitê gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), com a nova designação dos integrantes, ocorreu nesta quinta-feira (23/11), no Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff), em Porto Alegre.  

O SIARQ/RS, criado em 1989, tem a finalidade de implementar as políticas de Gestão Documental no Poder Executivo Estadual. Entre seus objetivos, destacam-se racionalizar e padronizar a produção de documentos arquivísticos públicos, assegurar a proteção e a preservação da documentação e regular o acesso aos documentos.   

A reunião foi pautada por assuntos relativos à normatização da gestão documental no âmbito do Poder Executivo do Estado, responsabilidade principal do comitê. O subsecretário de Patrimônio do Estado (SPE) da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), Vinícius Deprá, realizou a abertura do encontro, ao lado da diretora do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers), Aerta Grazzioli Moscon.  

“A gestão documental é um tema essencial para o Estado e a subsecretaria de Patrimônio está à disposição para dar todo o apoio e suporte necessários às atividades conduzidas pelo comitê”, declarou Deprá. “De forma vanguardista, o prédio do Arquivo Público foi pensado especificamente para a preservação e gestão adequada dos arquivos, para resguardar documentos que subsidiariam direitos dos cidadãos”, afirmou o subsecretário, a respeito da concepção do prédio onde o Apers está instalado desde 1912.   

Para Aerta, que preside o comitê gestor, uma das tarefas mais árduas dentro da arquivologia é conscientizar sobre a importância da preservação dos documentos da nossa história. “Precisamos de gestão, preservar a documentação e oportunizar o acesso”, disse a diretora. “Uma das competências do Arquivo Público é atuar como o órgão gestor do Sistema de Arquivos. Estamos atualizando os instrumentos de gestão, o plano de classificação e a tabela de temporalidade, tarefas para as quais precisaremos do comprometimento e do apoio de todos”, completou.   

Além do Apers, o comitê gestor do SIARQ/RS é formado por integrantes do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS), da Casa Civil, da Procuradoria-Geral do Estado (PGE-RS), da Procergs, das secretarias da Cultura (Sedac), da Segurança Pública (SSP) e da Fazenda (Sefaz), além do Tribunal de Contas do Estado (TCE), como convidado. A presidente do Sistema de Arquivos do Estado é a titular da SPGG, Danielle Calazans. A próxima reunião do comitê está prevista para a segunda quinzena de janeiro.   

Após a abertura e integração, os professores convidados Francisco Cougo, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), e Clarissa Schmidt, da Universidade Federal Fluminense (UFF), realizaram uma apresentação sobre a importância da elaboração de instrumentos de gestão arquivística para transparência dos atos públicos e preservação da memória. Dentro da administração pública estadual, o plano de classificação e a tabela de temporalidade indicam quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser guardados permanentemente.  

O Arquivo Público vem desenvolvendo a restruturação dos instrumentos vigentes, que serão analisados e avalizados no âmbito do comitê. Nesta sexta-feira (23/11), os professores iniciarão um workshop sobre o tema aos servidores do Estado, no auditório do Caff.   

_{Texto: Ascom SPGG 
Edição: Secom}